Lizenzoptimierung der U-S-C führt zu Einsparungen und problemlosem Zertifizierungsaudit
Erfolgreich durch KPMG-SAM-Prüfung
Bei jeder Unternehmensübernahme steht eine effiziente und kostenschonende Infrastruktur im Mittelpunkt – so auch bei der WM SE. Das Unternehmen holte sich Beratung von der U-S-C GmbH, Spezialist für Lizenzoptimierung im Rahmen von SAM (Software Asset Management). Mit Hilfe des vorhandenen Spezialwissens für Microsoft Unternehmens-Verträge konnte in kürzester Zeit die Lizenzierung optimiert werden. Die anschließende Lizenzüberprüfung durch die KPMG verlief entsprechend erfolgreich.
Neue Verbindungen fordern neue Voraussetzungen
Das Unternehmen WM SE in Osnabrück gehört zu den leistungsstärksten Großhändlern für Kfz-Teile -Zubehör, Reifen und Werkstattausrüstungen in Europa. Mit mehr als 175.000 katalogisierten Artikeln bietet das Unternehmen an über 90 Standorten ein umfassendes Warensortiment für Autohandel und Kfz-Werkstätten rund um PKW, LKW und Zweiräder. Die WM-Gruppe hatte im Jahr 2015 alle Geschäftsanteile des 2009 aus der Fusion von TROST und KSM entstandenen Unternehmens TROST SE, mit Hauptsitz in Stuttgart, übernommen. Nach dieser gewaltigen UnternehmensIntegration stand auch eine umfangreiche Konsolidierung der IT an. Diese war bei der hohen Anzahl an Geräten und Lizenzen auf beiden Seiten eine gewaltige Aufgabe und Herausforderung.
Lizenz zum Prüfen
Es mussten die alten Lizenzstrukturen auf Herz und Nieren überprüft werden, um überschüssige Lizenzierungen aber auch Fehlbestände zu ermitteln. Dass dies bei über 200 Servern und Hosts, 50 SQL-Servern und über 3.000 Office-Installationen kein Kinderspiel ist, war allen Verantwortlichen schnell klar. Diese Fusion interessierte auch Microsoft und nach erfolgreicher IT-Fusion wurde die Überprüfung der Lizenzierung des neuen Gesamtkonzerns durch den unabhängigen Wirtschaftsprüfer KPMG von Microsoft angeordnet. Die WM SE hatte bereits eine langjährige Geschäftsbeziehung mit der U-S-C und beauftragte nun deren SAM-Spezialisten als unabhängigen Lizenzberater um die Lizenzierung vor der KPMG-Prüfung auf die Auditsicherheit zu überprüfen. Ziel war es, einerseits für das bevorstehende Audit absolut compliant aber auch mittel- und langfristig lizenztechnisch zukunftssicher aufgestellt zu sein.
Kleines Team, große Wirkung
Eine Speerspitze von nur sechs hauptverantwortlichen Mitarbeitern und dem Bereichsleiter der WM SE stemmten zusammen mit drei U-S-C Experten den umfangreichen Lizenzcheck schnell und effektiv. Zunächst inventarisierte und analysierte man gemeinsam mit den Netzwerkern der verschiedenen Abteilungen der WM SE vollumfänglich die installierte Software und erfasste die vorhandenen Lizenzen sowie laufenden Lizenzverträge. Neben der vollständigen Lizenzierung unter der Einhaltung der Lizenzrechte legte man einen weiteren Schwerpunkt auf die Optimierung bei anstehenden Vertragsveränderungen und Anschluss-Lizenzierungen.
So klappt’s mit der Audit-Sicherheit immer
In der ersten Projektphase wird die aktuelle Lizenzsituation mit einer technischen Inventarisierung erhoben. Wie genau sieht die aktuelle Lizenznutzung aus? Welche Lizenzverträge gibt es und wie sind die aktuellen Kosten dafür. Aufgrund dieser Daten wird ein Zwischenbericht erstellt, der den ersten Bedarf an Nachlizenzierung vermittelt. Ebenso bildet er die Ausgangsbasis für Optimierungen und Einsparpotentiale. Schließlich wird die Lizenzsituation angepasst. Im Rahmen einer neutralen Analyse der Verträge gibt die U-S-C strategische Empfehlungen unter Berücksichtigung von Lizenz- und Kostenoptimierungen. Anhand des neuen Status Quo werden Lizenzlücken geschlossen und Lizenz-Varianten sowie neue Budgetpläne erarbeitet. Für viele Kunden übernimmt U-S-C auf Wunsch auch das laufende Lizenzmanagement (SaaS). Alle mit dem Lizenzmanagement verbundenen Prozesse werden optimiert. Der Personal- und Zeitaufwand wird entscheidend verschlankt. Gerade bei Firmenfusionen wird immer ein Lizenztransfer notwendig sowie eine entsprechende Aufspaltung oder Zusammenführung von Lizenzlandschaften.
Eine anspruchsvolle Aufgabe bei der WM SE ansprechend gelöst
 U-S-C Geschäftsführer Walter Lang (rechts) überreicht das U-S-C Software Asset Management Zertifikat an Dirk Schuirmann, Bereichsleiter bei WM SE |
Dank der Vertragsoptimierung PLUS von U-S-C hat die WM SE heute eine vollständige und korrekte Lizenzierung und trägt nur das Notwendigste an Kosten dafür. Damit das auch in Zukunft so bleibt, steht die U-S-C als SAM Berater auch künftig zur Seite. „Ohne die U-S-C hätten wir das strenge Lizenzaudit der KPMG niemals so effizient, schnell und mit positivem Bescheid hinter uns gebracht“, lobt Bereichsleiter Dirk Schuirmann der WM SE.
Walter Lang, Geschäftsführer der U-S-C fügt hinzu: „Der Lizenzcheck bei derart vielen Software-Lizenzen ist fürwahr keine leichte Aufgabe. Doch wir sind Experten und unsere Teams sind genau auf solche Fälle spezialisiert. Ohne kostspieliges „Tamtam“ macht sich eines unserer Teams an die Arbeit und in kürzester Zeit sind unsere Kunden auditbereit. Das ist das einzige, was Kunden in einer akuten Prüfsituation wirklich weiterhilft.“